Tips en trucs
Welkom op de TEROSS pagina TIPS EN TRUCS, hier treft u handige weetjes over onze organisatie en achtergrond informatie m.b.t. evenementen:
UITBESTEDEN OF ZELF ORGANISEREN:
Regelmatig krijgen we de vraag wat is de toegevoegde waarde van een evenementenbureau? We kunnen het toch ook zelf organiseren!
Als antwoord hierop de VOOR en NADELEN van uitbesteden.
Voordelen uitbesteding
Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico's hoeft te dragen. Mogelijk beschik je binnen je bedrijf niet over de nodige knowhow of creativiteit om een kwalitatief hoogstaand evenement te organiseren.
Een evementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen.
Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche. Zij weten de juiste materialen en mensen op te sporen en kunnen vaak betere prijzen bedingen. Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteit- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers.
Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bij outsourcing blijven je interne resources beschikbaar voor lopende projecten. Werken met een (groot) evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte).
TIP! Door tijdig beroep te doen op professionals kun je dure organisatieblunders vermijden.
Nadelen uitbesteding
Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is ... Een goede briefing is noodzakelijk. Het is helemaal optimaal wanneer je een langetermijnrelatie kunt opbouwen met een vast evenementenbureau, zodat dit argument al snel verdwijnt.
Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen.
Weeg voor elk evenement de pro's en contra's van uitbesteding af. Houd vooral rekening met de beschikbare knowhow, de vereiste creativiteit, timing, budgetten en risico's. Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een evenementenbureau.
Overleg altijd met een evenementenbureau wie wat organiseert. zo worden er geen zaken dubbel gedaan of andere zaken helemaal niet gedaan.
Hoe laat is het donker / licht?
ZON OP en ZON ONDER
Handig om te weten bij bijvoorbeeld de organisatie van een dropping.
Zonneschijn of regen?
Handig te weten of u rekening moet houden met het weer.
Bedenk: Er is een Zweeds spreekwoord dat zegt:
“Det finns inget dåligt väder, bara dåliga kläder”
oftewel
“Slecht weer bestaat niet, slechte kleding wel”.
Klik op het kaartje hiernaast voor een uitgebreider overzicht.
